マネージャーのための12の効果的な時間管理スキル
時間と従業員を適切に管理する方法を知らない、効果的で成功したマネージャーを見つけることは、ユニコーンを見つけることに少し似ています。彼らは存在しないので、あなたはそうしません。注意が必要なタスクを実行するために、全員に1日の時間数が等しく与えられます。時間をどのように活用するかによって、最終的にはそれらのタスクを正常に完了するかどうかが決まります。
初めてのマネージャーでも、ちょっとした復習コースが必要な場合でも、適切な時間管理スキルを学び、適用することは、キャリアの成功に大いに役立ちます。
管理者にとって効果的な時間管理スキルに飛び込む前に、時間管理に関する理由と内容について説明しましょう。時間管理は、個人的および専門的なタスクを実行するために1日24時間を最適に使用する方法を整理する方法にすぎません。
米国大統領ドワイトアイゼンハワーによって開発されたアイゼンハワーマトリックスは、時間管理を4つのグループに分けました。[1]
最初に実行し、スケジュールし、委任し、実行しないでください。
すべての時間管理スキルは、このマトリックスのどこかにあります。時間とタスクを効果的に分割することを学ぶことで、正気を失うことなく、目標を達成し、チームを首尾よく導くことができます。
1.目標を適切に計画する方法を知る
ベンジャミン・フランクリンはかつて言った、
あなたが計画に失敗した場合、あなたは失敗することを計画しています。
建国の父は本当に頭を悩ませており、チームの目標を適切に計画する方法を学ぶことが重要です。目標については、管理可能な割り当てに分割できる日次、週次、月次、さらには年次の目標を設定する必要があります。
たとえば、会社のWebサイトへのトラフィックを1年間で10％増やすという目標がある場合、目標を軌道に乗せるには、毎週、毎月、および6か月の時点で測定可能なマイルストーンを設定する必要があります。 。
短期および長期の目標の設定については、次のガイドをご覧ください。
2.良いコミュニケーションは違いの世界を作ります
良好なコミュニケーションは、個人的またはビジネス上のあらゆる関係を築いたり壊したりする可能性があり、マネージャーが時間管理に苦労している場合、コミュニケーションはしばしば苦しみます。ただし、マネージャーが時間をかけてチームやクライアントに耳を傾け、明確にコミュニケーションをとれば、ビジネスの成功にすべての違いをもたらすことができます。
チームメンバーと定期的に連絡を取り、明確に定められたマイルストーンに向けて取り組んでいることを確認してください。顧客と明確かつ定期的にコミュニケーションをとるマネージャーも、ビジネスを成長させる可能性が高くなります。思いやりのあるコミュニケーションで時間を最大限に活用してください。
学ぶ 職場で効果的なコミュニケーションを確保するための7つの方法 。
3.良い組織が鍵
委任された職務と実際のワークスペースの両方を含む強力な組織は、マネージャーの効果的な時間管理に不可欠です。あなたのチームがまとまりがなく、人々が自分のプレートにどのような割り当てがあるのか、誰に助けを求めるべきなのかがはっきりしない場合、設定された目標はどれも苦しみます。
良いコミュニケーションと良い組織は、時間を最大限に活用することと密接に関係しています。広告
ワークスペースの構成に関しては、寝室を自宅で乱雑に保ちたいのであれば、それはあなたのビジネスですが、乱雑さはビジネスに場所がありません。置き忘れたファイルを探している1分ごとに、より適切に費やされた可能性のある1分が無駄になります。
これらを見てみませんか オフィスの整理とより多くのことを成し遂げるための15の最高の整理のヒント ？
4.効果的な委任がすべてです
効果的な委任は、自信を持って効果的に作業するようにチームメンバーを設定するのに役立ちます。マネージャーとして、スタッフの誰がどのタスクに最も適しているかを評価し、それに伴う責任を割り当てるのはあなたの責任です。主導権を握り、任務を委任しないことは、あなたとあなたのチームメンバーの両方の時間を無駄にするだけです。
さまざまな職務を慎重に委任し、スタッフがそれらの職務を完了するために必要なすべてのものを確実に持つようにすることで、チームメンバーは仕事を遂行する際にあなたを必要としなくなります。
このガイドで委任の技術を学びましょう： 仕事を効果的に委任する方法（リーダーのための決定的なガイド）
5.適切なタイミングで適切なタスクをスケジュールする
車を作っているのなら、フレームが設置される前にサウンドシステムをインストールすることから始めませんか？
アイゼンハワーマトリックスの最初のブロックはDoFirstです。つまり、次のことに進む前に、ノックアウトする必要のある主要な任務を決定します。これらは、上司からの質問に答えるような小さなものかもしれませんし、新しいソーシャルメディア戦略の計画を完成させるなど、もっと大きなものかもしれません。
重要なのは、毎日の最も重要なタスクに優先順位を付けること、それらを完了する必要がある期間、およびそれらにいつ対処する必要があるかを確実に学ぶことです。広告
タスクに優先順位を付けるのに役立つテクニックは次のとおりです。 10分で正しい優先順位を付け、10倍速く作業する方法
6.マルチタスクトラップの認識方法を学ぶ
誰もがやらなければならないことが複数ありますが、それらすべてを一度にジャグリングしようとすると、床にぶつかる人もいます。スマートフォンでpingを受信したため、1つの割り当ての作業を開始してから、メールにジャンプするのは非常に簡単です。これはあなたの集中力を壊すのにひどいです、そしてあなたの脳に追いつくことを強制するだけです。
代わりに、メールをチェックして返信するために、その日の特定の時間ブロックを取っておきます。一度に1つのタスクに集中することで、仕事をより早く完了し、脳に十分な注意を払うことができます。
生産性を向上させるマルチタスク管理に関する9つのヒントをお試しください。
7.あなたの時間だけでなく、従業員が自分の時間を優先するのを助けることを優先することを学ぶ
私たちは仕事の中心的な任務に1日8時間しっかりと専念していると思うかもしれませんが、調査によると、通常はそうではありません。[二]時折時間監査を行うことで、チームが自分の時間（および自分の時間）を最大限に活用できるように支援できます。ある日、スタッフに彼らが何をしているか、そして彼らがそれをするのにどれくらいの時間を費やしているかを追跡させる場所を取っておきます。
この演習は長期的に従業員を支援することを目的としており、貧しい労働者を排除する方法ではないことを明確にしてください。十分なデータがあれば、あなたとあなたのチームは、何が機能しているか、作業の遅れや中断を回避する方法をより適切に判断できるようになることを願っています。
9.外見を維持することは長い道のりを行くことができます
船員が嵐の中で船長に指導を求めるのと同じように、従業員はあなたが時間をうまく管理していると感じる必要があります。従業員があなたに近づくたびに、あなたは夢中になり、急いでいると、彼らは重要な問題についてあなたに来るのをためらう可能性が高くなります。
あなたがそれをすべてまとめるのに苦労している日があるかもしれませんが、彼らの時間管理ゲームの上にいるマネージャーの外見を維持することは、他の人に彼らの時間を効果的に管理するように影響を与えるのに本当に役立ちます。広告
10.プレートがいっぱいになったらどうするかを知る
少しのプレッシャーと締め切りは、物事をやり遂げるということになると、強力な動機になる可能性があります。やらなければならない仕事のリストが少し長くなりすぎていることに気付いた場合、それは2つのことの指標である可能性があります。
1つの可能性は、時間を効果的に管理していないことです。その場合は、トップに戻って確認してください。
最高のマネージャーでさえ限界があり、1日に数分しかありません。優れたマネージャーは、自分でやってくるすべてのタスクを実行しようとはしません。彼らは、目標を確実に達成するためにスタッフを最大限に活用する方法を知っており、ワークロードがいつ容量に達するかを知っています。
11.80 / 20の法則を理解する
パレートの法則または80/20ルールとしてよく知られている方法によると、結果の80％はアクションのわずか20％から発生します。結果の残りの20％は…ご想像のとおり、アクションの80％です。
これが効果的なマネージャーの時間管理にどのように影響するかについては、やらなければならないことですが、言い訳のない優先順位はあなたの仕事の20％にすぎないかもしれませんが、最大の結果を生み出します。残りの80％の職務は、おそらくチームのスタッフに委任することができます。
12.必要なときに休憩することを恐れないでください
一歩下がって呼吸するのに数分もかからずに、1日1秒ごとに貨物列車のように作業していると、燃え尽き症候群になります。燃え尽き症候群は、1分も仕事に専念しないようにしようとしているときに忍び寄る卑劣な時間管理キラーです。その結果、すぐにエネルギーと集中力が低下し、最終的には仕事がメンタルヘルスに悪影響を与える可能性があります。
自分でダウンタイムをスケジュールすることは重要です。ですから、従業員に休憩を取るように勧め、自分で休憩を取ることを忘れないでください。一日中数回休憩することで、時間を最大限に活用するための正しい考え方を身に付けることができます。
最終的な考え
日々のビジネスに巻き込まれ、マネージャーとして不健康な習慣を身に付けていることに気付くのは簡単です。この記事の推奨事項を構築することに焦点を当て、チームに力を与えることに時間を費やしてください。全体的な生産性が向上するだけでなく、すぐに優れた立派なリーダーになることができます。広告
仕事の生産性についての詳細
注目の写真クレジット： unsplash.com経由のProxyclickビジター管理システム
参照
| [1] | ^ | アイゼンハワーマトリックス： アイゼンハワーマトリックスとは何ですか？ |
| [二] | ^ | RescueTime： 仕事の期待と現実：正直な仕事の説明はどのように見えるか |
